Jabatan Rekod Perubatan

Peranan Jabatan Rekod Perubatan Hospital Sultan Haji Ahmad Shah, Temerloh adalah menguruskan maklumat dan rekod-rekod seluruh hospital yang meliputi Pesakit Luar dan Pesakit Dalam. Jabatan ini merupakan unit sokongan dalam pentadbiran maklumat-maklumat pesakit. Jabatan Rekod Perubatan mempunyai seramai 24 orang kakitangan yang terdiri dari jawatan Pegawai Tadbir N41, Pen. Peg.Tadbir N36, Pen. Peg.Tadbir N32, Pen. Peg.Tadbir N29, Pembantu Tadbir N22, Pembantu Tadbir N19 dan Pembantu Operasi.

Peranan Jabatan Rekod Perubatan Hospital Sultan Haji Ahmad Shah, Temerloh adalah dalam memberikan perkhidmatan seperti berikut mengikut Garis panduan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia bagi membantu pihak hospital member perkhidmatan rawatan perubatan yang cekap dan berkesan dengan penggunaan ‘Hospital Information System’ (HIS).

  1. Rekod Perubatan Pesakit
      Rekod Perubatan Pesakit adalah terdiri daripada rekod pesakit dalam dan pesakit luar serta filem x-ray. Jabatan Rekod Perubatan menentukan sistem penyimpanan dan pergerakan rekod-rekod berkaitan adalah selamat dan terjaga. Rekod-       rekod yang disimpan adalah mudah dikesan apabila diperlukan dan dijaga kerahsiaannya.

  2. Laporan-Laporan yang dikeluarkan daripada Jabatan Rekod Perubatan adalah :
      - Laporan Perubatan
      - Laporan Statistik bulanan dan tahunan kemasukan pesakit dalam/kedatangan pesakit luar.
      - Laporan Kesihatan dan Ad-Hoc, Jabatan Rekod Perubatan menentukan laporan-laporan berkenaan dikemaskinikan tepat serta dapat dikeluarkan mengikut jangka masa yang telah ditetapkan.

  3. Penubuhan Lembaga Perubatan Dan Jemaah Doktor (PERKESO)
      Jabatan Rekod Perubatan menentukan penubuhan Lembaga Perubatan serta Jemaah Doktor dapat dikendalikan mengikut tatacara yang ditetapkan.

Lokasi :

Pejabat Pentadbiran Utama di aras 3 yang menguruskan permohonan Laporan Perubatan, pengurusan Laporan Perangkaan Hospital dan pengurusan Rekod Perubatan (Pustaka Berlian)

Tempat bilik fail iaitu di aras 3 (Pustaka Berlian), aras 4 (Pustaka Kristal & Pustaka Mutiara) dan aras 9 (Pustaka Intan)

• Permohonan Laporan Perubatan yang lengkap akan disiapkan dalam tempoh 4 minggu hari bekerja dari tarikh permohonan.
• Laporan Lembaga Perubatan akan dikemukakan kepada Jabatan Kesihatan Negeri Pahang dalam tempoh 4 minggu dari tarikh surat perlantikan ahli-ahli Lembaga Perubatan.
• Maklumat statistik akan disediakan dalam tempoh 1 (satu) minggu dari tarikh permohonan.
• Pengesanan Rekod Perubatan dibuat dalam tempoh 24 jam bagi kes biasa (kecuali cuti mingguan dan hari kelepasan am), dan 3 hari bagi kes temujanji.

Tarikh Kemaskini : 2 Januari 2019

Jabatan Rekod Perubatan beroperasi seperti berikut :

1. Waktu Pejabat :

2. Cuti Mingguan dan Hari Kelepasan Am :

Tugasan pengesanan rekod perubatan bagi kes kecemasan atau segera selepas waktu pejabat, cuti mingguan dan hari kelepasan am akan dilakukan berdasarkan :

1. Very ill patients in ICU or CCU
2. Patient going for Urgent Laparotomy
3. Patient who is going to be transferred out urgently to HTAA, HKL or IJN

Terdapat tiga bahagian/fungsi utama Jabatan Rekod Perubatan adalah seperti berikut :

Pengurusan Rekod Perubatan Pesakit

Pengurusan Rekod Perubatan Pesakit yang meliputi penyimpanan dan pergerakan rekod-rekod yang mendapat rawatan di hospital ini. Fungsi utama bahagian iai adalah memastikan :

• Rekod Perubatan Pesakit berada dalam keadaan baik dan selamat. Jabatan Rekod Perubatan bertanggungjawab ke atas penjagaan ruang penyimpanan rekod perubatan yang mesti selamat mengikut garispanduan keselamatan rekod perubatan yang disediakan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia.
• Penyimpanan dan pengesanan rekod perubatan pesakit dapat dibuat mengikut tempoh yang ditetapkan.
• Rekod perubatan akan dikesan untuk kegunaan pakar-pakar dan pegawai perubatan sebagai bahan rujukan untuk tujuan perawatan pesakit, laporan perubatan, kajian-kajian dan sebagainya.
• Rekod Perubatan akan disimpan mengikut tempoh yang ditetapkan dan proses perlupusan akan dilakukan mengikut tatacara perlupusan yang telah ditetapkan.

Polisi Pengurusan Rekod Perubatan Pesakit telah menentukan beberapa perkara yang perlu dipatuhi seperti berikut :

• Pegawai Perubatan perlu menyediakan “Discharge Summary” dalam tempoh 48 jam selepas pesakit discaj.
• Semua rekod perubatan pesakit dalam perlu di despatch ke Jabatan Rekod dalam tempoh 72 jam hari bekerja selepas pesakit discaj
• Rekod Perubatan Pesakit tidak boleh diphotokopi kecuali dengan kebenaran Pengarah Hospital atau mahkamah.
• Rekod Perubatan Pesakit tidak boleh dibawa keluar dari kawasan hospital kecuali dengan arahan Mahkamah (Subpoena).
• Pesakit tidak dibenarkan membawa rekod perubatan pesakit sendiri.
• Rekod Perubatan yang dikeluarkan dari Jabatan Rekod Perubatan adalah tanggungjawab unit/klinik/wad/pegawai berkenaan.
• Pakar/Pegawai Perubatan yang berkaitan dengan pesakit berkenaan sahaja dibenarkan meminjam Rekod Perubatan dari Jabatan Rekod Perubatan.

Pengurusan Laporan Perubatan, Jemaah Doktor  Perkeso dan Lembaga Perubatan

Laporan perubatan ialah laporan yang disediakan oleh pegawai perubatan mengenai masalah kesihatan dan rawatan yang diperolehi oleh individu semasa di Hospital Sultan Haji Ahmad Shah.

Laporan akan disediakan apabila ada permohonan diterima daripada pesakit, waris, majikan, polis, mahkamah, peguam, agensi kerajaan, agensi swasta dan individu bagi urusan yang berkaitan dengannya.

Fungsi Bahagian Pengurusan Laporan Perubatan adalah memproses permohonan laporan seperti berikut :

• Laporan Perubatan Biasa / Laporan Perubatan pakar
• Laporan Post Mortem
• Laporan Borang Tuntutan Insuran
• Laporan Perkeso
• Menguruskan Panel Jemaah Doktor Perkeso
• Menguruskan Panel Jemaah Lembaga Perubatan
• Menguruskan Laporan KWSP

Prosedur Permohonan Laporan Perubatan

Permohonan Laporan Perubatan hanya akan diproses setelah permohonan lengkap secara bertulis dikemukakan dan disertakan dokumen berikut :-

1. Borang permohonan laporan perubatan ditandatangan oleh pesakit (seperti dilampirkan) 
2. Salinan kad pengenalan pesakit 
3. Salinan discharge note / buku rawatan / lain-lain dokumen rawatan sebagai rujukan 
4. Bayaran RM40.00 (laporan biasa) dan RM80.00 (laporan ringkasan pakar) 
5. Pengecualian bayaran sekiranya permohonan daripada Jabatan Kerajaan (untuk tujuan pentadbiran)

Sekiranya permohonan laporan perubatan bagi pesakit yang telah meninggal dunia / koma, mohon kerjasama untuk mengemukakan dokumen berikut: - 

1. Borang permohonan laporan perubatan ditandatangan oleh waris (seperti dilampirkan) 
2. Salinan sijil kematian 
3. Salinan sijil lahir (jika anak/adik-beradik mohon) 
4. Salinan sijil nikah/daftar perkahwinan (jika pasangan mohon) 
5. Salinan kad pengenalan pemohon
6. Bayaran RM40.00 (laporan biasa) dan RM80.00 (laporan ringkasan pakar)
7. Pengecualian bayaran sekiranya permohonan daripada Jabatan Kerajaan (untuk tujuan pentadbiran)

 Nota:

1. Bayaran hendaklah dibuat melalui wang pos / cek syarikat dan dibayar kepada "Pengarah Hospital Sultan Haji Ahmad Shah".
2. Pengecualian bayaran adalah bagi permohonan polis, jabatan kerajaan (untuk tujuan pentadbiran) & pesakit yang mendapatkan surat akuan JKM dan Zakatsahaja.
3. Permohonan salinan pendua dikenakan bayaran 50% dari kadar caj asal (bagi permohonan laporan biasa sahaja)
4. Permohonan boleh dibuat secara pos atau datang sendiri ke kaunterJabatan Rekod Perubatan, Hospital Sultan Haji Ahmad Shah.

Alamat bagi tujuan pos seperti berikut :-

Jabatan Rekod Perubatan

Hospital Sultan Haji Ahmad Shah

Jalan Maran 

28000 Temerloh

Pengumpulan Perangkaan / Statistik Maklumat Pesakit

Statistik yang dikumpulkan adalah maklumat-maklumat yang berkaitan dengan pesakit yang mendapatkan rawatan di Hospital Sultan Haji Ahmad Shah, Temerloh. Maklumat yang dikumpulkan adalah terdiri daripada pesakit dalam dan pesakit luar.

Fungsi bahagian ini adalah seperti berikut :

• Menerima dan memasukkan data Bancian Harian Wad (PER-PD) ke dalam komputer berdasar perisian komputer yang dibekalkan oleh Unit Sistem Maklumat dan Dokumentasi, Kementerian Kesihatan Malaysia. Kemasukan data pesakit dan penyakit yang telah ditentukan kod penyakit berdasarkan International Clasification Disease 10 Version (ICD 10) bagi semua pesakit dalam yang discaj dari hospital ini ke computer mengikut perisian yang telah ditetapkan.
• Menyediakan reten bulanan pesakit luar, pesakit dalam dan unit sokongan yang telah ditetapkan. Menyediakan laporan dan pencapaian statistik bagi pertengah tahun dan laporan tahunan bagi tujuan pembangunan pengurusan pesakit.
• Membekalkan laporan ad-hoc kepada Pengarah Hospital, pakar-pakar, pihak Jabatan Kesihatan Negeri dan Kementerian Kesihatan Malaysia yang dimohon dari masa ke semasa.
• Menyediakan laporan Program Kesihatan seperti Cancer Registry, Stroke Registry, Perinatal Death, reten-reten kesihatan dan sebagainya yang diarahkan dari masa kesemasa.